Hoe geef je feedback aan sollicitanten?

Inleiding

Het einde is in zicht. Je vacature is zo goed als ingevuld, want je hebt de ideale kandidaat gekozen. Maar dan moet je wel enkele andere sollicitanten teleurstellen. Hoe pak je het aan? Wij geven je alvast bruikbare tips.

Geef niet-weerhouden kandidaten een kans op feedback

Iedereen opbellen hoeft niet – stuur een mail.

• Wacht tot het sollicitatieproces is afgerond.

• Doe niet mee aan standaardmails. Je kan met basiselementen werken, maar let erop dat elk bericht een persoonlijke touch heeft – verander dus niet alleen de aanspreking.

• Nodig kandidaten uit om uitgebreide feedback te vragen. Die terugkoppeling is voor velen een unieke kans om zichzelf te verbeteren.

• Koppel daar ook voorwaarden aan. Zo vermijd je chaos. Geef een deadline, contactpersoon en kanaal (mail, telefoon,…) door.

Maak er tweerichtingsverkeer van

Een feedbackgesprek open je met de vraag “Hoe heb jij het zelf ervaren?”; dat geeft jou inzicht in de beleving van de kandidaat, en een kapstok om jouw repliek aan op te hangen.

• Speel in op de ervaringen en gevoelens van je kandidaat.

• Sta open voor weerwoord. Luister ook naar wat ze vertellen.

• Breng de frustraties in kaart; was de sollicitatieprocedure te lang? Waren er overbodige stappen? Toon dat je die frustraties gehoord hebt, en dat je ze evalueert voor toekomstige vacatures.

• Hou voet bij stuk, en twijfel niet aan je keuze.

• Vermijd een welles-nietesdiscussie. De kans is groot dat de kandidaat niet akkoord gaat met jouw ervaring, maar wees mild en duidelijk: “Dat was misschien niet jouw bedoeling, maar dit was onze interpretatie”, “Ik begrijp dat je het zo wou laten overkomen, maar wij kregen een andere indruk”.

Geef concrete voorbeelden en bruikbare tips.

Clichés en algemeenheden helpen niemand verder. Als iemand feedback vraagt, staan ze ervoor open om zichzelf te verbeteren voor toekomstige sollicitaties. Of ze willen je proberen overtuigen, maar dan verwijzen we je graag naar de tip hierboven.

Vermijd vage omschrijvingen zoals: We voelden het niet, je leek niet gemotiveerd, of we zien de fit niet met het team.

Wees daarin heel concreet: Je leek niet gemotiveerd omdat je bleef informeren naar andere functies, of uit je antwoorden kwam naar voor dat je nog nood hebt aan begeleiding en ondersteuning, terwijl we iemand zoeken die zelfstandig aan de slag kan.

Zorg dat jouw kandidaten de volledige sollicitatieprocedure niet als verloren tijd ervaren. Geef concrete tips en constructieve feedback om hen verder te helpen.