De Lijn centraliseert ondersteunende diensten

dinsdag 21 oktober 2014

De vraag van De Lijn kwam via Jobpunt Vlaanderen bij Ascento terecht: de OV-maatschappij wou ondersteunende diensten zoals financiën, personeel en marketing & communicatie samenbrengen in diensten- en competentiecentra. Dat had een impact op de job van zo’n tweehonderd medewerkers. Van die medewerkers moesten er heel wat kiezen tussen dezelfde functie op een andere locatie of een andere functie op dezelfde locatie.

Veranderingstraject

Tot voor kort had elke ondersteunende dienst bij De Lijn een afdeling in elke provincie. De maatschappij wou sommige activiteiten van die afdelingen meer samenbrengen. Dat gebeurt niet op één locatie: in elke provincie wordt een dienstencentrum gehuisvest. Er verdwijnen dus geen locaties, en ook van banenverlies is geen sprake. Ascento begeleidde de invulling van het veranderingstraject.

Talent mobility

Het ging om een interne oefening om de werking te verbeteren door schaalvoordelen en meer efficiëntie. Via Jobpunt Vlaanderen zocht De Lijn consultants om het  jobcenter van De Lijn te begeleiden. De consultants van Ascento gingen in elke provincie gesprekken voeren met de medewerkers: Welke functie zouden ze graag opnemen? Welke functie kunnen ze opnemen? Is het een realistische denkpiste om hun functie te volgen naar een andere locatie?

Business unit manager Nathalie De Regge van Ascento Hasselt coördineerde het project:

‘De medewerkers van De Lijn konden vrijblijvend op gesprek gaan bij de consultants van Ascento. Elke betrokken medewerker kreeg een brief met wat voor hem of haar de mogelijkheden waren. Medewerkers die in aanmerking kwamen voor verschillende functies, of die niet meteen een overeenstemmende functie hadden in de nieuwe organisatie en dus op zoek moesten gaan naar een nieuwe uitdaging, werden uitgenodigd voor een gesprek met het jobcenter. Zeven consultants van Ascento voerden de gesprekken in de verschillende provincies. Ruim 70 procent van de betrokken medewerkers kwam daar langs voor een gesprek. De anderen waren al meteen tevreden over wat De Lijn ze voorstelde.’

Jobcenter

Met het Jobcenter koos De Lijn in samenwerking met Jobpunt Vlaanderen voor een neutrale partij die met de medewerkers ging praten op hun eigen werkplek. De consultants stelden open vragen en gaven emotionele ondersteuning om medewerkers te begeleiden in hun keuze voor een gepaste functie in de nieuwe organisatie. De medewerkers kwamen ook bevestiging zoeken. En Ascento werkte oriënterend. Dat leidde tot een rapport met feedback over de eindkeuze van de medewerkers. Dat hebben we allemaal gecentraliseerd bij Ascento: een volledig overzicht van de ingevulde functies, van de functies waarvoor er nog selectiegesprekken nodig waren en van de functies waar er te weinig kandidaten voor waren.

Nathalie De Regge:

‘Voor het hele project hadden we zeven weken. Inclusief 139 gesprekken met medewerkers. Vaak waren dat gesprekken van een vol uur per persoon. Er was constant veel communicatie nodig. Zelf had ik elke week contact met alle consultants en met de HR-businesspartners van De Lijn. En elke dag had ik contact met Birgit Victor van De Lijn. Wekelijks was er ook een debriefing met Jobpunt Vlaanderen.’

Birgit Victor is manager Organisatie en Change bij De Lijn. Haar conclusie:

‘Voor De Lijn was het ontzettend belangrijk om onze medewerkers optimaal te begeleiden in de veranderde organisatiestructuur. Een eerste belangrijke stap was voor alle medewerkers een gepaste functie te vinden. We hebben ervoor gekozen in elke provincie een dienstencentrum te huisvesten: de boekhouding in Antwerpen, het HR-dienstencentrum in Leuven, …. Voor veel medewerkers was het niet eenvoudig om hun functie naar een andere provincie te volgen. Functionele mobiliteit was dan meer aangewezen dan geografische mobiliteit. Maar als je al jaren een functie uitoefent in een bepaald vakgebied, is dat niet evident. Het Jobcenter moest de medewerkers vooral begeleiden bij die keuze. Voor inhoudelijke vragen over nieuwe functies bleven de lokale HR-businesspartners het aanspreekpunt. Ook voor vragen over de invullingsprocedure trouwens. Een continue afstemming was dus de sleutel in dit hele proces.’